Savoir comment organiser un événement d’entreprise peut vous aider à atteindre plusieurs objectifs importants pour votre société. De la notoriété ou de la visibilité de votre marque, à la fidélité et à la relation avec vos clients ou vos salariés. Tout dépendra de l’objectif que vous recherchez, car un événement est avant tout qu’un outil de communication interne ou externe pour obtenir des résultats. C’est ainsi que fonctionnent les événements d’entreprise.
Définir la nature de l’événement
Avant de savoir comment organiser un événement d’entreprise, nous devons prendre en compte ces aspects essentiels : l’objectif qui justifie son organisation et à quel public nous adressons-nous ?
Pour définir l’objectif, l’ordre serait le suivant : que voulons-nous atteindre avec notre plan de marketing, quelles stratégies suivre, comme renforcer les relations avec les clients, ou accroître notre présence dans les médias, etc.
Ensuite vous pourrez définir le public cible et son volume. Chacune des activités que vous prévoyez dans votre projet d’organisation d’un événement d’entreprise sera orientée vers la connaissance des besoins et des attentes des personnes qui assisteront à votre événement, ainsi que de celles qui en prendront connaissance dans les médias, si votre objectif est la notoriété de la marque. A la suite de cela vous pourrez déterminer si vous devez partir plutôt sur un séminaire à Annecy entre collègues, ou encore sur une soirée de d’inauguration pour vos futurs clients.
Commencer à planifier l’événement
Une fois que nous disposons de la nature et de la cible de l’évènement, nous pouvons commencer à décomposer la planification d’événements en ligne pour mieux décomposer chacune des activités et des idées pour les événements d’entreprise.
Décomposez le projet en phases et une échéance. Il s’agit d’identifier les moments clés pour passer en revue le travail accompli et identifier les activités ou besoins futurs.
Ces phases pourraient par exemple comprendre :
- Identification du lieu de l’événement
- Gestion des invités (liste, invitation)
- Promotion et diffusion de l’événement
- Achat ou location du matériel de l’événement
- …
Les réunions avec l’équipe à la fin et au début de chacune de ces phases sont déterminantes pour le succès de l’événement.
Passer à la gestion de l’événement
Une fois que vous avez tout le squelette, il est temps de s’atteler aux détails et, notamment, d’identifier le budget et de simuler les différents scénarios que vous pouvez rencontrer.
De quel budget disposez-vous pour réaliser chacune des phases ? Chaque activité requiert certaines ressources nécessaires. Si vous disposez de responsables d’activités dans le cadre du projet sur la manière d’organiser un événement d’entreprise, vous pourrez négocier avec eux le temps nécessaire à la réalisation de l’activité.
Un exemple de ce qui doit être négocié serait les ressources nécessaires, le matériel, l’agenda et le programme pour l’organisation des événements, les ressources financières et le travail des personnes.
Ajustez votre budget grâce à des simulations de projets. Créez différents scénarios et vérifiez l’impact sur votre événement de l’élimination d’un certain orateur ou de la réduction du matériel, par exemple.